¿Migrar EMail o Correo Electrónico a la Nube?A principios de este año tuve la oportunidad de migrar a la nube los servicios de email o correo electrónico de la empresa para la cual trabajo, en este caso a Microsoft Office 365 (Exchange), no se imaginan la cantidad de mensajes de correo electrónico que subimos al nuevo servidor, en promedio cada uno de mis usuarios tenía entre 1 y 3 archivos PST con por lo menos 2 GB de información, sin mencionar todo lo relacionado con la organización de carpetas, contactos y calendarios que es un tema todavía mas escabroso. En lo personal me toco la migración de un buzón el cual contenía 15,000 mensajes, esto pesaba mas o menos 16 GB (Entourage), ya se podrán imaginar el tiempo que se requirió para finalizar esta tarea.

En la actualidad el email o correo electrónico es uno de los servicios más importantes para las empresas, recordaran que hace algunos años si se caía la comunicación por teléfono pareciera que se acabaría el mundo, hoy pasa lo mismo con los servicios de internet y todo lo que este conlleva.

En este post veremos las principales diferencias entre los servicios de email o correo electrónico alojados en el mismo servidor de nuestros sitios web y en la nube.

Hoy en día prácticamente la mayoría de las empresas cuenta con un servidor web en donde a parte de alojar sus sitios y aplicaciones, también cuentan con los servicios de correo electrónico, este último el mas socorrido por los usuarios y en el caso de los encargados de TI resulta todo un desafío en la parte de mantenimiento, respaldo y soporte.

Por lo general el acceso a este tipo de buzones se lleva a cabo por medio de software de terceros como Microsoft Outlook (Windows), Mozilla Thunderbird (Linux, Mac, Windows) , Evolution (Linux), etc. lo que para los encargados de TI representa un gran desafío ya que en el caso de Microsoft Outlook los famosos y odiados archivos PST siempre se corrompen llegando a cierto tamaño, sin mencionar lo complejo que es migrar la información entre estos.

Ventajas de alojar sitios y email en un mismo servidor web

– Bajo costo: Al contratar un servidor web ya sea en plataforma linux o windows, por default se cuenta con el servicio de correo electrónico

– Fácil administración: se lleva a cabo por medio del panel de control del servidor web comúnmente con cPanel o Plesk

– Acceso web: el acceso vía web es sencillo y no tan robusto como el OWA de Microsoft, por lo general se utiliza Horde

– Se puede configurar prácticamente en cualquier software y/o dispositivo móvil.

Desventajas de alojar sitios y email en un mismo servidor web

– Almacenamiento y tamaño de buzones reducido: esto depende mucho del plan que se contrate, por lo general son planes básicos que no permiten buzones mayores a 1 GB

– Los respaldos se deben hacer de forma local: esto se debe al tamaño reducido de los buzones y se debe tener mucho cuidado con los clientes de escritorio normalmente tienen restricciones de espacio.

– Acceso web limitado: por lo general cuenta con una interfaz de usuario poco intuitiva y difícil de manejar.

– Aunque se puede configurar en cualquier dispositivo o software no siempre es totalmente sincronizable.

– Cuando se cambia de software o equipo de cómputo se requiere de mucho tiempo para el respaldo y copiado.

– En entornos compartidos y de mucho tráfico el envío y recepción puede ser demasiado lento.

– Por lo general no se puede trabajar en colaboración con otros usuarios

Si bien no son todas las ventajas y desventajas creo que son las mas importantes y en la experiencia las he comprobado una a una.

¿Migrar EMail o Correo Electrónico a la Nube?

Office 365 / Zimbra

Ahora bien, en el último par de años se ha puesto muy de moda por así decirlo todo lo referente a servicios en la nube, desde almacenamiento, respaldo y por supuesto email o correo electrónico, este último el objeto de este post.

Es importante destacar que la definición de nube va mas allá de almacenar información en un servidor fuera de nuestras oficinas o como comúnmente se le conoce, en internet.

Existen muchos servicios de email o correo electrónico, google, Outlook antes hotmail, yahoo, etc. todos sin costo y en algunos casos como gmail con su contra parte empresarial. En la parte de costo hay dos grandes competidores, bueno al menos son los que he investigado Zimbra y Office 365, prácticamente hacen lo mismo claro su mayor diferencia es el costo, compatibilidad e implementación.

En este me centraré en el servidor de email o correo electrónico Exchange o Microsoft Office 365 que es el servicio que realmente conozco y utilizo en la actualidad.

A 6 meses de haber migrado a este servicio a través de IT Professional empresa mexicana, podría decir que la empresa para la que trabajo esta satisfecha con el desempeño y la gama de servicios que este producto ofrece, entre ellos el correo electrónico y la sincronización en tiempo real o push con una gran gama de dispositivos móviles, aplicaciones de escritorio y Outlook. En lo que se refiere al área de IT nos hemos olvidado completamente de los odiosos archivos PST, solo los utilizamos par respaldo pero de ahí en fuera ya todo el correo se queda en la nube. El acceso web prácticamente es un Outlook, obviamente con sus respectivas restricciones pero bastante poderoso y funcional.

Por supuesto como todos los productos de Microsoft, este es caro, aproximadamente $ 10.00 USD mensuales por buzón y mínimo un año, eso si, incluye 25 GB de espacio, 5 GB de sharepoint y mucho mas.

Con todo esto que he comentado, puedo sugerir que si eres encargado de IT en una empresa de 20 usuarios en adelante y con la capacidad de contratar este tipo de servicios no dudes ni un minuto en proponerlos, claro, no necesariamente debe ser Microsoft, como lo comente anteriormente, esta google o zimbra como alternativas.

En el siguiente post les mostrare el proceso para Configurar DNS para Office 365 en Plesk 11.0.9 en un servidor dedicado.