¿Qué son los sistemas de registro en sitio?

Prácticamente es la culminación del trabajo efectuado mediante  sistemas de registro en línea sin dejar de lado la parte administrativa – seguimiento de pagos, confirmación y mantenimiento de las bases de datos generadas en nuestro formulario de registro – . Podría decir que los sistemas de registro en sitio son una de las partes mas importantes del universo de actividades que se llevan a cabo en el marco de un evento ya sea congreso, convención o exposición. Enfocado desde el punto de vista del organizador estos sistemas permitirán conocer o determinar como se va a comportar el evento, por ejemplo, podremos conocer cuanta gente ha llegado al sitio, cuantos de estos participarán en algún taller, conferencia o actividad recreativa de tal manera que se puedan determinar los recursos necesarios (receso de café, mobiliario, equipo audiovisual, equipo de cómputo, alimentos y bebidas, edecanes) para cada una de estas actividades.

sistemas_de_registro_en_sitio

Principales características

Montaje

El montaje de los sistemas de registro en sitio depende principalmente del recinto o espacio físico en donde este se llevará a cabo lo que permitirá a los organizadores del evento comercializar este servicio, un ejemplo de esto es montar una estructura con publicidad de algún patrocinador. Entre las principales características de un montaje se encuentran:

  • Diseño moderno
  • Dividir en cinco secciones (Auto Registro, Caja, registro, pre registro y entrega de material, este último con una pequeña bodega para almacenar lo que se va a entregar a los participantes)
  • Utilizar unifilas
  • Corriente eléctrica regulada
  • Mobiliario cómodo para el personal de apoyo
  • Señalización y rotulación adecuada

Tecnología

Principalmente enfocada a la infraestructura de IT que utilizaremos para operar los sistemas de registro en sitio, se debe contar entre otras cosas con:

  • Servidor web local y en internet para contar con redundancia en caso de no tener acceso a internet
  • Software especializado para la gestión de gafetes, constancias y reporteo en tiempo real
  • Equipo de cómputo moderno y actualizado
  • Equipo de impresión de uso rudo
  • Conexión a internet
  • Cableado estructurado categoría 5 como mínimo
  • Tecnología RFID
  • Lectoras de código de barras

Personal

Es de suma importancia contar con personal capacitado tanto para las labores técnicas como para la operación y trato directo con los participantes, se sugieren los siguientes puestos clave:

  • Operador o líder del evento o proyecto
  • Personal para instalación y puesta a punto del software de registro en sitio
  • Personal para desarrollo y mantenimiento del software
  • Personal para apoyo en el armado y manejo de materiales para participantes
  • Personal para atención al participante, deben ser pro activos, tener buen trato, conocer software de oficina, paciencia y tolerancia
  • Personal administrativo para apoyo en el cobro de inscripciones

Además de estas tres partes importantes un registro en sitio se debe contar con stock de papelería, cableado, equipo de cómputo, un automóvil para moverse en caso de algún requerimiento extra, además de conocer la ciudad donde se lleva a cabo el evento de tal manera que pueda contratar localmente algunos de los servicios antes mencionados.

En conclusión podemos decir que el éxito de un buen sistema de registro en sitio no solo depende de los puntos antes mencionados ya que va de la mano de la experiencia, pro actividad, capacidad de respuesta y creatividad al momento de la ejecución.

¿NECESITAS ASESORÍA EN LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE REGISTRO EN SITIO?

Desarrollamos y publicamos formularios de registro y completos sistemas administrativos para Turismo & Convenciones y TecnoRegistro

Conoce nuestros proyectos de desarrollo web

Contáctame

¿Te ha agradado este artículo?

Te invito a compartirlo en tus redes sociales o en su defecto a registrarte en mi newsletter en donde recibirás información de cada nuevo post o tutorial que publique.