¿Es posible reducir el uso de papel en un evento?

Evento si papel

Cada día son más las empresas y organizaciones del sector de los eventos realizan acciones para contribuir con la sociedad y el medio ambiente, por un lado con la separación de basura y por otro con la re forestación de selvas y bosques.

Es un hecho que que la tendencia de los eventos sin papel seguirá creciendo y los materiales impresos que por tradición se utilizaban para poner en marcha un proyecto han migrado paulatinamente a instancias digitales.

Dado que son prácticas que no es fácil adoptar es muy importante poner la mira en que siempre existen contratiempos que se deben cuestionar como la falta de presupuesto o que algunas personas no son muy hábiles utilizando la tecnología, incluso aún hay algunos usuarios a los cuales no les agrada.

5 formas de crear un evento sin papel

Reciclaje

Si aún no has puesto en práctica el uso de tecnologías digitales, puedes iniciar tu evento sin papel con campañas de separación de desechos, tal vez utilizando en los recesos de café jarras de cristal en lugar de botellas de plástico, inclusive utilizar papel reciclado en la impresión de gafetes, constancias y otro tipo de documentos esenciales los cuales puedes reducir en número y comenzar a ofrecerlos de forma digital.

Redes Sociales

El uso de redes sociales en México es cada vez más relevante para usuarios y empresas, el 84% declara contar con redes sociales y utilizan en promedio 4.08 de ellas. Creando una estrategia adecuada es posible dar una buena difusión a nuestros eventos.

Las redes sociales que tienen más penetración y usuarios en México son Facebook, Instagram y Twitter.

También puedes migrar al sitio web del evento u organización algunos de los contenidos que generalmente proporcionas de forma impresa.

Aplicaciones móviles para eventos

Todavía encontramos eventos en dónde se distribuye información impresa que por lo general termina en un depósito de basura. Un estudio de iab México revela que en el año 2019 el internauta mexicano en promedio cuenta con 4.19 dispositivos y se conecta a internet mediante 2.99 de ellos utilizando un promedio de 7.43 aplicaciones diferentes.

Es por esto que el uso de aplicaciones móviles para evento son una forma muy efectiva para utilizar en un evento sin papel.

Documentos Digitales

Existen dos materiales que son muy utilizados de forma impresa, estos son el gafete y constancias de asistencia que pueden ser enviados por medio del sistema de registro en línea o en su defecto por medio de la aplicación móvil del evento lo cual es una muy buena oportunidad para contribuir a la reducción de impresos y crear un evento sin papel.

También puedes utilizar sistemas de archivos en la nube por ejemplo Google Drive, OneDrive o Dropbox para compartir otro tipo de documentos.

Además de los documentos importantes puedes digitalizar el programa de acompañantes, las memorias del evento, cupones de eventos sociales y mucho más.

Código QR

Si ya sabes cómo utilizar un Código QR en tu organización te resultará muy fácil integrar esta tecnología en procesos de tu evento sin papel, es decir, puedes implementar dentro de la aplicación móvil la visualización de un gafete virtual el cual puede ser utilizado para recoger el kit de registro, constancia de asistencia, etc., además de que es posible incluir una vCard para compartir datos de contacto con los expositores y asistentes al evento.

Una vez que hayas implementado tu evento sin papel podrías echar mano de los sistemas de CheckIn Digital para combinar las soluciones que hemos visto anteriormente, te aseguro que tendrás muy buenos ahorros tanto económicos como en tiempo.

Conclusiones

Hacer realidad un evento sin papel requiere de mucho esfuerzo y en algunos casos de cierta inversión ya que hay que contratar o implementar tecnologías como las que acabamos de comentar, pero, que el siguiente año ya no serán tan costosas y comenzarás a ver los ahorros, además de reducir considerablemente los desperdicios.

En algunos casos el uso de este tipo de tecnologías resulta un tanto difícil de aceptar por los asistentes por lo que se podría comenzar con al menos una de estas, por ejemplo con la app móvil y el gafete virtual e ir adoptando las demás con el correr de los meses y eventos que llevas a cabo en tu organización.

Puedes comenzar incluyendo información sobre estas tecnologías en los comunicados mensuales de tus agremiados con el fin de que vayan familiarizándose con el tema.

Es importante destacar que la industria no está cerrada a apoyar a las organizaciones con el patrocinio de estas tecnologías sobre todo cuando se trata de un evento sin papel.